Die Digitalisierung in der Gastronomie wird jetzt vom Staat gefördert

In diesem Beitrag erfährst du, wie du von staatlicher Förderung für dein Restaurant profitierst und worauf es dabei vor allem ankommt.

Und das sind die Inhalte:

Covid-19 hat einen Digitalisierungsschub in der Gastronomie ausgelöst: Online-Reservierungssysteme, QR-Code Gäste-Check-In und digitale Speisekarte, bargeldlose Zahlung, Webshop und Social Media-Events sind für die Umsetzung der Schutzkonzepte und für neue Absatzkanäle unverzichtbar. Aus gutem Grunde werden sie nun auch staatlich gefördert. 

Restaurants in Deutschland erhalten für die Umsetzung digitaler Projekte bis zu 20'000 Euro bzw. bis zu 100% der Investitionen von der Überbrückungshilfe III erstattet. So kannst du mit deinem Restaurant von der Digitalisierung und der staatlichen Finanzierung profitieren.

Warum Digitalisierung im Restaurant? Und wozu?

Bei aller Hoffnung, die Pandemie ist vermutlich noch lange nicht vorbei. Restaurants kommen um Online-Reservierungssysteme, App-Check-In, Gästedatenerfassung und digitale Speisekarten nicht mehr herum.

Der Check-In in die digitale Zukunft bringt Gastronominnen und Gastronomen aber auch enorm viele Vorteile. Mit einem digitalen Restaurant-Management-System werden Daten von Gästen zuverlässig und DSGVO-konform erfasst, gespeichert, verarbeitet. Klingt nicht sexy - ist aber enorm nützlich! Denn mal ehrlich: Wie viel Zeit verbringst du oder das Restaurant-Team pro Woche am Telefon, mit dem Beantworten von Reservierungsanfragen per Mail, mit der Tischplan, der Kontrolle der Auslastung, dem Ärger über No-Shows? Es sind viele Stunden. Das kannst du die sparen. Und obendrein deine Gästedaten nutzen für wertvolle Analysen und sinnvoll einsetzen. Zum Beispiel für massgeschneiderten Service oder ein zielgenaues Marketing.

Das erleichtert den Restaurant-Alltag enorm. Und smarte Systeme, wie zum Beispiel das von aleno, unterstützen dich sogar zusätzlich mit der Power von künstlicher Intelligenz. Die Software lernt aus den Gästedaten und von deinem Team - und lehrt dein Team. Das selbstlernende Restaurant hilft die Auslastung zu optimieren und Gäste glücklicher zu machen. Die Hospitality-Zukunft hat längst begonnen. Restaurant-Betreiber können diese Möglichkeiten jetzt für sich nutzen - und sich diese auch noch staatlich fördern lassen.

Wer kann die Überbrückungshilfe III beantragen?

Du, wenn du in deinem Restaurant von November 2020 bis Juni 2021 in mindestens einem Monat 30 % weniger Umsatz als im Referenzmonat 2019 gemacht und für die entsprechenden Monate nicht schon Überbrückungshilfe II erhalten hast. Allerdings musst du bestätigen und darlegen, dass die Umsatzeinbrüche Corona-bedingt sind. Saisonale Flauten zählen also nicht.

Was wird erstattet?

Förderungsfähig sind z.B. die Umstellung auf ein digitales Restaurant-Management-System oder der Aufbau eines Webshops. Monatliche Gebühren oder Lizenzerneuerungen werden hingegen nicht erstattet.

Folgende Investitionen sind grundsätzlich förderfähig:

• Einrichtung eines Online-Shops
• Anschaffung von Hardware zur besseren Präsentation von Produkten im Online-Shop 
• Bearbeitung/Aktualisierung des Internetauftritts/der Homepage
• Anschaffung von Laptops, sonstiger IT-Hardware und Software-Lizenzen zur Umsetzung von Homeoffice-Lösungen
• Ausbau WLAN und Glasfaseranschluss
Kosten für digitales Marketing (Social Media, SEO, SEA, E-Mail-Marketing)
• Kosten für die Betreuung von Social-Media-Kanälen
• Weiterbildungsmaßnahmen zur Digitalisierung
• Dokumentenmanagement
• Update von Softwaresystemen
• Implementierung von Buchungs- und Reservierungssystemen
• Neue cloudbasierte Telefonanlage
• Anschaffung von Smartphones/Tablets zur digitalen Kontaktnachverfolgung
• Anschaffung von Registrierkassen, einschließlich Kassensoftware (etwa TSE-Lösungen)
• Wechsel des Kassensystems, um neue digitale Services zu ermöglichen - etwa “am Tisch per Handy ordern”
• Digitalisierung von Speisekarten
• Hotellerie: Anschaffung von Hard- und Software (auch Flatscreens) für digitale Gästemappen, Imagefilme, Infobroschüren, Wellness- und Speisenangebote
• Software für Gästeregistrierung
• Token zur Infektionskettenermittlung und aktiver Abstandswarnung (für Kunden ohne Smartphone)
• Gästebindungsprogramme / Software inklusive Einrichtung und Schulung
• Warenwirtschaftssystem
• Anschaffung eines Konvektomaten mit Internetanbindung und somit einer standortunabhängigen, programmierbaren Steuerung

Wie viel wird erstattet?

Die Investitionen in die Digitalisierung deines Restaurants im Zeitraum März 2020 bis Juni 2021 werden einmalig mit bis zu 20'000 Euro erstattet. Die Erstattung hängt von der Höhe deines Umsatzverlustes ab:

bis zu 100 % der Investitionskosten bei Umsatzeinbruch > 70 %

bis zu 60 % der Investitionskosten bei Umsatzeinbruch ≥ 50 % und ≤ 70 %

bis zu 40 % der Investitionskosten bei Umsatzeinbruch ≥ 30 % und < 50 %

Bis wann und wo muss der Antrag gestellt werden?

Der Antrag kann bis zum 31. August 2021 in dem Bundesland gestellt werden, in dem dein Unternehmen seine Steuern zahlt. Der Antrag muss dabei von einem prüfenden Dritten, also z.B. deinem Steuerberater eingereicht werden. Damit soll die Korrektheit gewährleistet und Missbrauch vorgebeugt werden. Die genauen Anforderungen des Bundes findest du hier.

Und hier geht es direkt zur Steilvorlage für den Förderantrag und das digitale Check-in in die Restaurant-Zukunft.

7 Dinge, auf die es bei der Digitalisierung ankommt

1. Der Gast muss profitieren

A und O sind eine einfache Nutzung. Wenn die Website nicht schnell geladen oder auf mobilen Geräten korrekt angezeigt wird, dann sind die meisten Nutzer schon weg und als Gäste verloren. Wie im Restaurant ist also auch online das Gästeerlebnis bzw. die User Experience oberstes Gebot. Deine digitalen Tools müssen deinen Gästen das Leben erleichtern, Vorteile bringen.

Um nur ein Beispiel zu nennen: Die gesetzlich vorgeschriebene Erfassung der Gästedaten mit aleno. Nach einer Online-Reservierung werden die Daten aus dem Reservierungssystem automatisch für das Covid-Tracing separat abgespeichert. Die Gäste müssen sich also nicht nochmals in deinem Restaurant ihre Kontaktdaten dafür eingeben. Und sofern du dein Reservierungssystem mit deinem Kassensystem verbunden hast, kannst du die Gäste mit nur einem Klick gleich für alle System, ein- bzw. ausbuchen. Für dich und deine Gäste deutlich weniger Aufwand. 

2. EINE Datenbank - Mehr Erfolg in all deinen Betrieben

Wenn du mehrere Restaurants hast, dann ist jeder Gast wichtig. Ganz egal, welches deiner Restaurants er/sie besucht hat. Bei sogenannten White-Label-Lösungen liegt die Datenhoheit bei den jeweiligen Gastro-Betrieben. Damit ist nicht nur eine unternehmensweite Nutzung der Gästeinformationen DSGVO-konform möglich, sondern auch die automatisierte Optimierung der Auslastung in jedem einzelnen deiner Betriebe und über all deine Restaurants hinweg.

Ein konkretes Beispiel: Ein Gast möchte in einem der drei L’Osteria-Restaurants in Wien reservieren. Zum gewünschten Zeitpunkt ist dort aber kein Tisch mehr frei, in den beiden anderen hingegen schon. Im Online-Reservierungs-Widget werden dem Gast nun die freien Plätze der beiden anderen Standorte angezeigt. Win-Win: Der Gast kann gleich reservieren und muss damit nicht auf die einzigartige Atmosphäre der L’Osteria verzichten. Das Unternehmen verliert den Gast nicht an die Konkurrenz und hat die Auslastung über mehrere Betriebe hinweg optimiert.

3. Automatisierung dank offener Systeme

Die zentrale Frage lautet: Was sind die Routine-Aufgaben und was können Systeme übernehmen? Und wirklich Arbeit abnehmen, mehr bieten, können Systeme nur, wenn sie über Schnittstelle zu einem starken Software-Team verbunden werden, das ganze Arbeitsabläufe übernimmt. 

Damit deine Software entlang der Guest Journey in einem Flow Reservierung, Vorabbestellung, Personalplanung, Newsletter, Data Driven Ads, Review Management etc. abnimmt und wirklich Zeit spart, müssten die Tools über eine Schnittstelle Daten austauschen. Ohne Datenfluss keine Automatisierung. Und ohne Automatisierung kein wirklicher Benefit für das Restaurant.

4. Individuelles Branding und Businessmodell

Digitale Angebote dürfen für Gäste nie wie Fremdkörper wirken. Die eigene Marke und die eigene Tonalität muss immer mitgegeben werden. Das eigene Logo und das eigene Design sichtbar sein, sonst prägt sich deine Marke nicht ein. Auch das Vertrauen ist ohne erkennbare Marke geringer. Das gilt für Online-Reservierungen und Kontaktdatenerfassung genauso wie für Vorbestellungen, Gutschein-Kauf oder Newsletter. Bei White-Label-Lösungen werden die Gäste ausserdem auch nicht von Fremdanbietern mit Werbung zugeschüttet oder in andere Restaurants gelockt.

Es geht aber um mehr, um die spezifischen Werte und dein eigenes Geschäftsmodell. Bei den Online-Reservierungen sollten Spezialangebote gleich vorab verkauft, Events beworben, bei Bedarf No-Show-Gebühren erhoben werden usw. Du profitierst nur, wenn die Apps an deinen Betrieb und die Abläufe angepasst sind.

5. Eine loyale Community

Es ist weitaus einfacher und günstiger die Gäste zu halten als neue zu gewinnen. Daher solltest du eine eigene Gäste-Community pflegen. Am besten, wenn auch nicht allein, funktioniert immer noch der gute, alte Newsletter (hier eine praktische Anleitung zu mehr Engagement). Gemäss dem Newsletter-System-Anbieter Mailchimp wird er von 20% der Empfänger geöffnet. Und diese Rate kannst du noch ganz einfach steigern, wenn du Gäste labelst und jeweils nur die Angebote schickst, die sie wirklich interessieren. Den Wine Lovers die Einladung zum Tasting, den Locals und Stammgästen die spontane Einladung zum Samstag-Nachtmittag-Grill-Workshop vor dem Restaurant. 

Freilich hängt der Erfolg beim Aufbau einer Community von der Anzahl Empfänger ab. Mit der automatischen Gästedatenerfassung via Online-Reservierungssystem hast du täglich mehr Kontakte, um über Neuigkeiten zu informieren. Gerade im vergangen Jahr hat sich gezeigt, dass Restaurants gestärkt durch Krisen kommen, wenn sie gezielt eine treue Community per Newsletter, Facebook, Instagram ansprechen, aktivieren und sogar auf deren Unterstützung zählen können.

6.   Review Management für eine bessere Sichtbarkeit 

Das beste Angebot nützt nichts, wenn niemand davon weiss. Und die beste Werbung sind zufriedene Gäste, die dein Restaurant weiterempfehlen - auch online. Online-Sichtbarkeit ist zentral, um alte Gäste zu halten und neue zu gewinnen. Es geht um möglichst viele gute Online-Ratings. Mit dem richtigen Tool lässt sich das automatisch steuern. Bei aleno kannst du gezielt deinen zufriedenen Gästen oder deinen Stammkunden mit einem Klick eine E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung und den Links deiner bevorzugten Online-Plattformen senden. Damit erhöhst du mühe- und kostenlos die Anzahl positiver Ratings, verbesserst die Online-Sichtbarkeit bei der Google-Suche und machst mehr Gäste auf dein Restaurant aufmerksam. Das Ergebnis: Nachhaltig mehr Umsatz! 

7. Kosten reduzieren

Bei nutzungsbasierten Kosten ist Vorsicht geboten, denn Software kann schnell ins Geld gehen, z.B. wenn für die vermeintliche Vermittlung von Gästen durch Gastro-Portale bis zu mehrere Euro pro Gast in Rechnung gestellt werden oder wenn langfristige Verträge einen Wechsel zu einer besseren Lösung verhindern. 

Fixpreise geben dir hingegen die Sicherheit, dass deine Rechnung im Rahmen bleibt. Zudem musst du in einer sehr dynamischen Branche immer die Möglichkeit haben, ohne prohibitive Kosten zu wechseln. Lange Verträge sind also ein Tabu. Und achte auch auf versteckte Kosten für Einrichtung, Schulung, Wartung. Das vermeintliche Schnäppchen geht sonst schnell mal ins Geld.

Zum Abschluss noch ein Hinweis: