«Mit der Integration von aleno und PMS optimieren wir die Abläufe und interne Kommunikation. Keine Listen mehr und alle haben immer aktuelle Informationen!»
Jonas Ritscher, Suvretta House

F&B meets Rooms: Die Integration von PMS und Restaurant Management 

Mit der Integration des Restaurant Management Systems aleno mit den Property Management Systemen protel, MEWS oder Fidelio wird die Abstimmung und Zusammenarbeit zwischen F&B und Rooms optimiert. Die gesamte Guest Journey wird zu einer einzigartigen, einheitlichen Reise - für Gäste und Personal.

  

Hotel = F&B & Rooms = CRM & PMS = eine Einheit?

Ein Hotel, das ist Restaurant und Zimmer unter einem Dach. Für den Gast: Ein Ort. Ein Aufenthalt. Ein Erlebnis. Verwaltet werden die Bereiche F&B und Rooms jedoch getrennt und auch mit unterschiedlichen Tools. Entsprechend aufwendig ist die doppelte Erfassung und Verwaltung der Daten. Entsprechend aufwändig sind auch die personelle und manuelle Abstimmung zwischen beiden Bereichen. Entsprechend gross der Nutzen der Verbindung von Property Management System und Restaurant Management System. 

Weniger verwalten, mehr verwöhnen

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Im Hotel werden in PMS und Reservierungssystem unterschiedliche Daten wie Name, E-Mail, Telefonnummer Aufenthaltstage, Zimmernummer und -kategorie, Package erfasst. Mit der Integration von F&B und Rooms werden diese Daten automatisch zusammengeführt, ausgetauscht und in beiden Tools angezeigt. Informationen müssen also weder von Personal erneut erfragt, noch von den Gästen wiederholt preisgegeben werden. Die automatische Zusammenarbeit der beiden Tools ersetzt Listen und Meetings zur Abstimmung von Rooms und F&B. Das entlastet Mitarbeiter*innen und Gäste, während gleichzeitig mehr Zeit und Informationen für den persönlichen Service sowie den Genuss bleiben.

  • Gäste-Daten für den persönlichen Service an Rezeption und im Restaurant, z.B. Begrüssungs-Drink, Verabschiedung am Ende des Aufenthalts.

  • Abstimmung vom Check-in bis Check-out zwischen F & B und Rooms gegen vergessene oder doppelte Zahlungen, fehlende Tische und ähnliches.
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Vorteile im Restaurant 

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Noch vor den Gästen kommen die Daten ins Restaurant. Das Personal ist vorab über die künftige Auslastung, Reservierungen und die Gäste informiert, z.B. welches Package sie gebucht haben, wie lange sie im Hotel bleiben, welche Sonderwünsche sie haben. Die umfassenden Daten ermöglichen eine bessere Planung und einen persönlicheren Service von Anfang an. Und das unabhängig davon, welche*r Mitarbeiter*in den Gast bedient. Zudem können mit Prozesse vereinfacht werden.  Mit der Wiederholungsfunktion kann für die gesamte Aufenthaltsdauer für den Gast derselbe Tisch reserviert werden, so dass an keinem weiteren Tage mehr beim Gast nachgefragt werden muss. Und auf Wunsch kann die Reservierung für einzelne Tage einfach auf einen anderen Tisch, eine andere Zeit oder ein anderes Restaurant verschoben werden. 

  • Automatische Synchronisation der Daten von PMS und Restaurant-CRM, sowie ggf. auch POS.

  • Wiederholung der Reservierungen für gesamte Aufenthaltszeit.

  • Verschiebung von Reservierungen auf andere Tische, Zeiten, Hotel-Restaurants.

  • Reservierungsmanagement inklusive automatisierter
    Erinnerungs-Mail, No-Show-Vermeidung, Vorauszahlung etc.

Alles unter einem Dach

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Alle Mitarbeiter*innen haben jederzeit alle Informationen im Blick. Sie müssen den Gast also nicht wiederholt nach Zimmernummer, Package oder Allergien fragen. Die technische Integration und der Datenaustausch ersetzen Listen und Meetings zur Abstimmung von Rooms und F&B. Kurzum: Zeiterst

  • Gäste-Daten für den persönlichen Service an Rezeption und im Restaurant, z.B. Begrüssungs-Drink, Verabschiedung am Ende des Aufenthalts.

  • Abstimmung vom Check-in bis Check-out zwischen F & B und Rooms gegen vergessene oder doppelte Zahlungen, fehlende Tische und ähnliches.

 

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Hypersoft - Integration: Präzisere Gästedaten für erfolgreiches Upselling

Up-Selling: Was den Gast glücklich macht

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In aleno werden Gäste-Informationen aus F&B, Rooms und POS gespeichert, z.B. die Vorlieben, frühere Besuche, Umsätze. Die Mitarbeiter*innen können diese Informationen für ein Up-Selling im Sinne des Gastes nutzen, und ihm genau das bieten was er wünscht, und das ich noch besserer Qualität. Das mehrt den Umsatz und die Zufriedenheit des Gasts.

  • Automatische oder manuelle Erfassung und Verwaltung von Vorlieben, Sonderwünschen und Gäste-Histories.

  • Umfassendes Gästeprofil für bedarfsgerechtes Up-Selling, z.B. Vorlieben bei Essen und Trinken, Sonderwünsche. 

Marketing: Aus neuen werden treue Gäste

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Über die gesamte Gäste-Journey der Restaurant- und Hotelgäste werden Daten in aleno erfasst bzw. zusammengeführt. Mit den personalisierten Daten können Gäste gezielt und ausschliesslich entsprechend ihrer Interessen adressierte werden. Statt SPAM also wunschgemässe Angebote, beste Erinnerungen und wiederkehrende Gäste. 

  • Targeted digital Marketing auf Social Media, z.B. Google, Facebook und Instagram.
  • Newsletter an ausgewählt Gäste-Gruppen.

  • Automatisiertes Review-Management.
  • Retention-Marketing: Hotel-Gäste für ein Dinner und Restaurant-Gäste für Übernachtungen gewinnen.

  

Diese Hotels setzen auf aleno

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Integration zu Protel, Mews, Fidelio

Das Restaurant Management System aleno verrfügt über eine Schnittstelle zu den besten PMS am Markt: MEWS, Fidelio und protel. Die Integration erlaubt Arbeitsprozesse über Rooms und F&B hinweg zu automatisieren und zu optimieren. Die Automatisierung entlang der gesamten Guest Journey von Zimmerbuchung über Bezahlung bis hin zu Marketing ist für Hotels der grosse Schritt in die digitale Zukunft.

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aleno - Tools der nächsten Generation für eine neue Ära der Gastronomie

aleno automatisiert Reservierungen, Gästemanagement, Payment und Marketing in Restaurant. Ob Hotelrestaurants, Sterne-Restaurants, Restaurant-Kette oder Biergarten, im Tool können z.B. Brand, Design, Räume, Gäste-Labels, Bezahl- und Bestelllösungen oder Marketing flexibel auf jeden Betrieb angepasst werden.

Auf dem aleno Marketplace können zahlreiche Erweiterungen wie POS, PMS, Newsletter-Systeme, Channel-Manager etc ausgewählt werden. Die synchronisierten Daten können vom Hotel beliebig für eine persönliche Guest-Experience und die Automatisierung von Workflows oder die Auslastungsoptimierung genutzt werden - auch standortübergreifend.

 

Das Zusammenspiel von PMS und aleno

Du willst die Zusammenarbeit des Gästemanagement-Tools aleno mit einem PMS in Aktion sehen?

  

FAQ's zur Integration

Was sind die Voraussetzungen für die Integration?
Hotels müssen das jeweilig PMS und aleno nutzen. Die beiden Systeme können über den Marketplace von aleno  sowie über die jeweiligen Marketplaces der PMS Anbieter verbunden bzw. die Integration beantragt werden. Die Daten-Synchronisierung startet sobald die beiden Systeme verbunden sind.
Welche Daten werden zwischen protel und aleno ausgetauscht?
Sobald das Property Management System und das Gästemanagement-System aleno miteinander verbunden sind, werden Daten in Echtzeit synchronisiert. protel sendet umgekehrt Informationen zu den Übernachtungsgästen an aleno. Das PMS System aleno liefert Daten wie Name(n), E-Mail, Telefonnummer, Zimmernummer und -kategorie und Hotel-Package, Buchungsstatus sowie individuelle "Hinweise an das Restaurant" zu den Übernachtungsgästen an aleno.
Kann ich auch mein Newsletter-System oder meine Kasse anbinden?

Ja, die Newsletter-Systeme Mailchimp und Sendinblue können via aleno Marktplatz mit aleno verbunden werden. Newsletter können dann in Einklang mit Datenschutzgesetzen manuell oder automatisiert an ausgewählte Gäste gesendet werden. 
Genauso können POS-Systeme wie z.B. Lightspeed K-Series oder Hypersoft
über Schnittstelle mit aleno verbunden werden.

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